Help, mijn klant betaalt niet! Hoe incasseer ik een geldvordering?

Tot de coronacrisis stond Nederland er economisch gezien goed voor. Het coronavirus heeft wereldwijd genadeloos om zich heen geslagen en of er al een einde in zicht is, durft niemand te zeggen. Het coronavirus, en dan met name de angst die het bij velen  veroorzaakt, drukt onze economische bloei. Het gevolg daarvan is dat mensen hun rekeningen niet meer kunnen of willen betalen. Iedereen wordt daarmee geconfronteerd en elke ondernemer vraagt zich af wat hij of zij hiermee moet. Wat staat mij te doen wanneer een klant mij niet betaalt? Dit is een vraag die ik als advocaat geregeld van klanten krijg.

Het minnelijke traject
Het is natuurlijk verstandig zelf eerst eens contact op te nemen met een klant die niet betaalt. Hoor eens wat er achter zit. Is  iemand simpelweg niet in staat te betalen of wil iemand niet betalen. In het eerste geval is het verstandig te proberen een redelijke betalingsregeling overeen te komen. Van een kale kip valt immers niet te plukken. In het tweede geval is het goed te horen wat dan de reden is waarom de klant niet wil betalen. Is er een klacht over bijvoorbeeld de uitgevoerde reparatie of de geleverde auto? Als zo'n klacht terecht is, kan er een oplossing voor worden gevonden en anders kan worden uitgelegd dat er toch betaald moet worden. De meeste ondernemers voelen dit wel aan en weten dat het verstandig is eerst zelf eens de telefoon te pakken.

Het buitengerechtelijke incassotraject
Mocht een goed gesprek met de niet betalende klant nergens toe leiden of mocht de klant simpelweg nergens op reageren, dan moet het formele incassotraject worden ingezet. Belangrijk is daarbij als ondernemer een strak debiteurenbeleid te voeren. Zie er strak op de gestelde betalingstermijnen toe. Op het gros van de in Nederland verzonden facturen staat de standaard tekst "Gelieve binnen veertien dagen te betalen", maar zeer weinig ondernemers zien er ook strikt op toe dat binnen die termijn wordt betaald. Vaak blijven niet betaalde facturen na die veertien dagen nog lange tijd liggen voordat iemand binnen het bedrijf er iets mee doet. Door daar echter strikt op toe te zien en actie te ondernemen wanneer niet betaald wordt, kan veel "stilstaand geld" worden voorkomen. Wanneer je klant je niet betaalt, ben jij als het ware een financier van je klant. Daar ben je echter geen ondernemer voor geworden.

Mijn tip is dus na het verstrijken van de eerste betalingstermijn direct een vriendelijke betalingsherinnering te sturen. Hou de toon nog wat vriendelijk, aangezien er natuurlijk altijd mensen zijn die simpelweg zijn vergeten de factuur te betalen. Die klanten wil je niet wegjagen door direct een brief op hoge poten te versturen.

De 'veertien-dagenbrief'
Mocht zo'n vriendelijke betalingsherinnering niet tot betaling leiden, dan volgt het startschot voor een incassoprocedure. In de incassobranche wordt wel gesproken van het verzenden van een zogenaamde 'veertien-dagenbrief'. Die brief wordt zo genoemd omdat aan particuliere klanten altijd een termijn van minimaal veertien dagen geboden moet worden om vrijwillig tot betaling over te gaan. Pas wanneer die veertien dagen nadat de particuliere klant kennis heeft kunnen nemen van de brief zijn verstreken, kun jij als ondernemer aanspraak maken op een vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. In die veertien-dagenbrief moeten die
buitengerechtelijke kosten ook worden vermeld. De klant die niet betaalt moet, om het maar simpel te zeggen, geïnformeerd  worden over het feit dat hij bijkomende kosten verschuldigd wordt wanneer hij binnen de in de brief gestelde termijn van veertien dagen niet tot betaling overgaat. Er wordt vaak gekozen voor een termijn van veertien dagen om dat de post soms een dag te laat is en in de wet aan de niet betalende klant een minimale termijn van veertien dagen wordt gegeven. Met die veertien dagen zit je meestal dus veilig. Wanneer je zaken doet met een andere ondernemer behoef je de wettelijke termijn strikt genomen niet in acht te nemen. Om je debiteurenbeleid echter op orde te houden en niet telkens verschillende brieven te hoeven versturen, raad ik klanten aan om altijd één formele sommatiebrief te gebruiken en daarbij geen onderscheid te maken tussen particuliere klanten en bedrijfsmatige klanten. Stel dat jij als ondernemer alleen zaken doet met bedrijven, dan ligt het anders, maar dat is iets dat ik in de autobranche niet vaak zie. 

Buitengerechtelijke kosten
Hiervoor stipte ik al aan dat een klant op enig moment ook de zogenaamde 'buitengerechtelijke kosten' verschuldigd wordt. Dat zijn de kosten die jij moet maken om de klant buiten een procedure om te bewegen alsnog tot betaling over te gaan. Door de wetgever is een speciaal besluit gemaakt waarin aan de hand van percentages berekend kan worden om welk bedrag het gaat. Bij  vorderingen van grofweg onder de € 2.500,- bedragen de buitengerechtelijke kosten eigenlijk altijd 15% van het openstaande bedrag met een minimum van € 40,-. Komt de vordering boven die € 2.500,-, dan neemt het percentage eerst af tot 10% en dat tot een bedrag van € 5.000,-. Daarboven wordt het 5% tot € 10.000,- en alles daarboven tot € 200.000,- wordt 1%. Als de termijn in de veertien-dagenbrief is verstreken, moet de klant dit bedrag betalen. 

Het inschakelen van een incasso specialist
Wordt er na het versturen van de zestien-dagenbrief, die jij als ondernemer het beste zelf kunt versturen, niet betaalt, dan kan de zaak worden overgedragen naar een incasso specialist, zoals bijvoorbeeld een gespecialiseerde incasso-advocaat. Omdat de klant de in de brief geboden termijn al heeft laten verstrijken, moet hij sowieso de buitengerechtelijke kosten betalen. Daarmee worden de kosten voor buitengerechtelijke werkzaamheden door de incasso specialist meestal volledig gedekt. Als de klant dan uiteindelijk betaalt, hoef je dat zelf niet te betalen. 

Het opstarten van een procedure
Nu de klant niet reageert of niet wenst te betalen naar aanleiding van diverse verzoeken en sommaties daartoe, zit er niks anders  op dan een procedure op te starten. Zo'n procedure wordt opgestart door een dagvaarding op te laten stellen door een incasso-specialist. Daarin wordt uitgelegd welk bedrag jij te vorderen hebt en waarom de rechter de niet betalende klant moet veroordelen tot betaling. In die dagvaarding zullen ook de bijkomende kosten gevorderd worden, zoals de hiervoor al besproken buitengerechtelijke kosten en ook een vergoeding voor de kosten in de gerechtelijke procedure.Conservatoir beslag Voorafgaand aan zo'n procedure kan ook beslag worden gelegd onder de niet betalende klant. Beslagen worden in Nederland gelegd door deurwaarders, maar toestemming om een beslag te leggen voordat de procedure wordt opgestart dient in Nederland door een advocaat aan de rechtbank verzocht te worden. Het voordeel van zo'n beslag kan zijn dat de niet betalende klant zijn vermogensbestanddelen niet allemaal kan wegsluizen. Als de rechter hem of haar veroordeelt tot betaling, is het geld ook nog  steeds aanwezig. Ander voordeel daarbij kan zijn, dat een dergelijk beslag best wel tot druk kan leiden en de klant dan alsnog tot betaling overgaat. Denk bijvoorbeeld aan het leggen van beslag op een bankrekening waardoor de klant niet langer bij zijn geld kan komen. Je kunt het jezelf wel voorstellen dat dat tot vervelende situaties leidt. Het leggen van beslag kan in bepaalde gevallen dus doeltreffend zijn.

Het vonnis van de rechter
Nadat de procedure bij de rechtbank is doorlopen, komt de rechter tot een uitspraak. In veel gevallen voert een niet betalende klant niet eens verweer. Dan leidt een procedure binnen een betrekkelijk korte termijn tot een zogenaamd 'verstekvonnis'. Dat is een procedure waarbij de wederpartij geen verweer voert. Voert de niet betalende klant wel verweer, dan leidt het tot een vonnis 'op tegenspraak', zoals dat in juridisch jargon wordt genoemd. Dan houdt de rechter wel rekening met de verweren die de niet betalende klant voert. In zo'n geval zijn er twee opties, ofwel u wordt geheel of gedeeltelijk in het gelijk gesteld, ofwel uw vorderingen worden afgewezen.

Tenuitvoerlegging vonnis
Wordt u geheel of gedeeltelijk in het gelijk gesteld, dan moet de niet betalende klant alsnog betalen. Het vonnis kan 'ten uitvoer worden gelegd', zoals dat heet. Dat gebeurt door de deurwaarder beslag op het vermogen van de niet betalende klant te laten leggen. Meestal hoeft het niet zover te komen en ziet de niet betalende klant alsnog in dat er betaald moet worden. 

Hoger beroep
Bent u of de klant het niet eens met de uitspraak van de rechter, dan kan daartegen in hoger beroep worden gegaan. Dat kan niet in alle zaken. Geldvorderingen onder de € 1.750,- zijn van hoger beroep uitgesloten. Daarvoor vindt de wetgever het bedrag te laag. Bij de lage geldvorderingen is de eerste uitspraak die de rechter doet dus ook bindend. Wanneer u of uw klant ervoor kiest in hoger beroep te gaan, wordt de zaak opnieuw beoordeeld en ditmaal door het Gerechtshof. In zo'n procedure is het verplicht een advocaat in te schakelen. Het Gerechtshof zal dan opnieuw kijken of zij het wel of niet met uw vorderingen eens zijn. 

Faillissementsaanvraag als ultiem pressiemiddel
Stel nu dat al deze inspanningen ten spijt de klant na een veroordeling door de rechter alsnog niet betaalt. Staat u dan met lege handen en heeft u onnodige kosten gemaakt? Als de klant u uiteindelijk niet betaalt, is dat inderdaad wel de bittere waarheid. Wat u dan nog zou kunnen doen, is als laatste mogelijkheid nog druk op de klant uit te oefenen door diens faillissement aan te vragen.

Daarvoor heeft u uw eigen vordering nodig en daarnaast moet u bekend zijn met andere vorderingen die de klant niet betaalt. Meestal is het wel mogelijk een dergelijke vordering te achterhalen. U kunt dan door een advocaat een verzoek bij de rechtbank laten indienen om het faillissement van de klant aan te vragen. In veel gevallen laat iemand het daar niet op aankomen en leidt die druk alsnog tot betaling. Mocht ook dat uiterste redmiddel niet slagen, dan wordt de klant failliet verklaart en dient een curator diens faillissement af te wikkelen. Als het om een natuurlijk persoon gaat, zal hij of zij vaak in de schuldsanering terecht komen. Als het daartoe leidt, is de kans klein dat u uw volledige vordering betaald krijgt. Dan is helaas de bittere waarheid dat u een hoop kosten hebt gemaakt en u uw geld kwijt bent.

De meeste klanten betalen alsnog
Gelukkig doet de laatstgenoemde situatie zich niet vaak voor. In de meeste gevallen betaalt de klant alsnog op het moment dat een advocaat in beeld komt. Veel klanten willen het er niet op aan laten komen dat zij in een gerechtelijke procedure terechtkomen. Voorafgaand daaraan wordt daarom vaak een regeling getroffen. Als een klant het wel op een procedure laat aankomen, wordt er veelal na een veroordelend vonnis betaalt. Slechts in uitzonderlijke gevallen, wordt er helemaal geen geld ontvangen en dat is dus wel een risico dat je als ondernemer neemt wanneer je een incassotraject opstart, maar het is wel een risico dat je als ondernemer in mijn optiek moet nemen. Doe je immers niks tegen een niet betalende klant, dan weet je zeker dat je naar je geld kunt fluiten!

Wordt u ook wel eens geconfronteerd met klanten die u niet (tijdig) betalen?
Wilt u weten hoe u dit kunt oplossen?
Neem dan geheel vrijblijvend contact op met Binnema Advocatuur om meer informatie te ontvangen en bel 058 2030193 of stuur een e-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.  
Kijk voor meer informatie op:
www.binnema-advocatuur.nl